Apesar da economia geral dos EUA ter criado 517.000 empregos no início de 2023, o setor de lazer e hotelaria continua com falta de pessoal, com dois milhões de empregos abertos, de acordo com o Associação de Viagens dos EUA. Enquanto isso, 79% dos hoteleiros dizem que seus hotéis estão com falta de pessoal e 81% não conseguem preencher as vagas em aberto, de acordo com a American Resort & Lodging Affiliation (AHLA). pesquisar.
Com a escassez de mão de obra não mostrando sinais de melhora, os hoteleiros estão se concentrando em encontrar maneiras criativas de aumentar a eficiência com equipes menores. Para muitos, automatizar processos manuais tornou-se crítico para o sucesso operacional.
2023 é o ano da eficiência
A indústria hoteleira se recuperou do fechamento da pandemia mais rápido do que muitos esperavam e agora, após três anos de crescimento, proprietários e operadores estão otimistas com seus negócios. Embora ainda haja alguns desafios, como menor força de trabalho e salários mais altos, o setor está em terreno sólido.
No entanto, é pure que o crescimento ano a ano desacelere quando você começa do zero. Em 2023, espera-se que a demanda e o crescimento da receita de primeira linha diminuam, e muitos líderes estão chamando-o de “ano da eficiência”, mudando seu foco para o gerenciamento de despesas e o crescimento da linha de fundo.
Operações eficientes dependerão da automação. A tecnologia pode agilizar pequenas tarefas que a recepção, os gerentes gerais e as equipes de contabilidade normalmente realizam. Por exemplo, quiosques de autoatendimento ou aplicativos móveis podem ajudar os hóspedes a concluir o check-in ou check-out, ou os chatbots podem lidar com consultas e solicitações comuns dos hóspedes, liberando os membros da equipe para se concentrarem em questões mais complexas.
No departamento de contabilidade, simplificar os processos pode transformar projetos que costumavam levar dias em tarefas que podem ser realizadas em apenas algumas horas. Ao adotar ferramentas digitais que substituem os funcionários que imprimem documentos e os digitalizam para e-mail ou fax, a equipe e a gerência podem economizar tempo e esforço. A consolidação do processo de relatório e reconciliação diário único para todas as propriedades do portfólio também ajudará, substituindo várias planilhas manuais do Excel para cada propriedade.
Ao automatizar a transferência de informações entre sistemas e mantê-la segura e precisa, os hoteleiros podem simplificar muitas dessas tarefas manuais. Quando a equipe e a gerência gastam muito tempo em tarefas redundantes de back-office, eles lutam para atender os hóspedes e administrar um resort eficiente. A automação pode ajudar os hoteleiros a se tornarem mais eficientes e econômicos, simplificando as operações e melhorando a experiência do hóspede.
Simplificando as operações de back-office por meio da automação
A comunicação de back-office é uma área enorme para oportunidades de automação. Ao se comunicar e colaborar melhor entre si, as equipes do resort podem simplificar as operações e garantir que nenhuma tarefa seja executada. A automação aqui levará a uma redução de erros e melhorará a precisão, além de fornecer melhor visibilidade das operações.
A automação é o próximo grande passo na evolução das operações hoteleiras. No início, os hotéis mantinham um livro vermelho na recepção, onde os membros da equipe podiam adicionar e compartilhar anotações. Com o tempo, essa comunicação entre turnos mudou gradualmente para o e-mail. Isso até as caixas de entrada se tornarem pesadas e difíceis de organizar. Hoje, existem ferramentas digitais que mantêm essas anotações e registros em um native centralizado e baseado na nuvem, o que aumenta a responsabilidade ao garantir que todos na equipe possam visualizá-los e acessá-los facilmente.
Além de compartilhar as anotações dos hóspedes, muitos dos relatórios críticos necessários para executar uma operação diária tranquila são gerados por um funcionário que trabalha no terceiro turno, o auditor noturno. O auditor noturno fará todos os relatórios do dia anterior e usará essas informações para preparar a equipe para o dia seguinte.
Antes que as ferramentas digitais estivessem disponíveis, os líderes de equipe chegavam ao resort pela manhã e encontravam uma pilha de papéis do auditor noturno em suas caixas de correio para revisar. As caixas de correio eram alinhadas do gerente geral para o gerente geral assistente, para o gerente de entrance workplace, para o gerente de limpeza e assim por diante, e os relatórios críticos eram rubricados e passados pela lista. Muitas vezes, esse processo pode resultar em papelada extraviada, com os principais membros da equipe perdendo informações importantes. Além disso, usar tanto papel não é uma prática sustentável.
Hoje, o auditor noturno pode enviar documentos e relatórios críticos diretamente para um native digital centralizado. A partir daí, eles entram no mesmo fluxo de trabalho anterior, mas por meio de uma plataforma mais eficiente, acessível e segura. Agora, se surgirem dúvidas sobre os dados nos relatórios, existe um canal de comunicação mais claro e de fácil acesso do que o e-mail, onde as conversas com várias pessoas podem ser complicadas ou totalmente ignoradas. A indexação dessas informações é elementary porque permite que sua equipe volte e visualize relatórios anteriores, como cobranças de hóspedes ou incidentes específicos, a qualquer momento.
Não tenha medo do digital
As ferramentas digitais que permitem aos hoteleiros automatizar fluxos de trabalho de documentos e garantir que os dados estejam seguros e em conformidade podem otimizar as operações, reduzir redundâncias e reduzir os custos de suprimentos e mão de obra. E mais: ao mover coisas como fluxos de trabalho de documentos para o digital, os hoteleiros estarão no caminho certo para reduzir sua pegada ambiental – um primeiro passo elementary para uma indústria mais sustentável.
E embora a indústria hoteleira tenha se encontrado em uma base pós-pandêmica sólida, o aumento dos custos de suprimentos, inflação, salários e outros ameaçam a lucratividade do resort. Agora é a hora de os hoteleiros adotarem ferramentas digitais que ajudem a automatizar processos para preencher lacunas de mão de obra e aumentar a eficiência operacional.
