Eles têm muitos nomes: comentário do proprietário, comentário mensal, comentário executivo e muito mais. Os nomes podem ser diferentes, mas, em essência, são todos a mesma coisa – uma revisão dos resultados do mês anterior mais uma visão futura dos próximos meses de uma perspectiva financeira e de mercado.
O comentário mensal é um ótimo exemplo do “princípio de divulgação completa” e, se você quiser dar uma revisada nisso, pode assistir a este breve vídeo.
Portanto, neste artigo, explicarei uma estratégia que você pode usar para fazer com que sua equipe produza um ótimo comentário mensal. Você não apenas terá as informações necessárias para explicar ao proprietário e à marca o que está acontecendo, mas também terá um processo a seguir todos os meses para melhorar continuamente seu resort. Esse é o nome do jogo com comentários e é disso que se trata esta peça.
Primeiro, vamos colocar o rinoceronte na sala ao ar livre. A razão pela qual a maioria dos comentários são bastante inúteis é que eles apenas regurgitam números. Os mesmos números que você deveria ser capaz de ver em suas finanças são ridicularizados e costurados em parágrafos que deixam a pessoa comum tonta. Essas observações sem sentido não são apenas ineficazes, mas também irritantes.
A razão pela qual esses comentários carecem de respostas significativas sobre o que aconteceu e o que está acontecendo é que a pessoa que escreve o comentário não sabe qual é a história actual. Eles podem ser o diretor de finanças, o diretor de operações ou talvez até você, mas os fatos pertinentes não vêm à tona e isso ocorre porque você não tem as pessoas e o processo certos para produzir o comentário.
Okay, então meu discurso acabou. Acho que você entendeu o que quero dizer e é hora de apresentar a abordagem que recomendo. Centra-se na ideia de que cada departamento tem um papel igual a desempenhar na saúde financeira do resort. Isso não significa que todos os departamentos são iguais, mas significa que todos têm um acordo igual que precisa ser entregue a cada mês.
Se você fizer isso, terá uma ferramenta de inteligência financeira integrada. Um que pagará dividendos maciços. A melhor coisa sobre isso é que é gratuito – nenhum software program, licença ou aplicativo é necessário – apenas alguma organização e disciplina de sua parte.
Quando olhamos para o processo financeiro na maioria dos hotéis há o que chamo de desconexão, ou seja, o executivo comunica os números previstos ao proprietário e à marca, mas raramente esses mesmos números são usados pelos gerentes do departamento operacional. Precisamos consertar isso e essa é a primeira parte da estratégia.
Previsão
Todo e qualquer gerente de departamento deve ser responsável por produzir sua própria previsão mensal de folha de pagamento e despesas usando guias de pessoal e despesas com base zero. Essa previsão precisa da quantidade de tempo apropriada para edições, nunca fazendo alterações nos detalhes sem o envolvimento e adesão do gerente do departamento. Para que o gerente de departamento seja o dono da previsão, ele deve criá-la e refinar as alterações de última hora que muitas vezes são necessárias. Ponto closing.
Acompanhar
Agora que os gerentes departamentais sabem qual é o seu plano financeiro para o mês, eles começam a executar o mês com base em sua folha de pagamento detalhada e despesas com os volumes relativos de negócios, REVPAR, F&B, and many others. Nos primeiros dias do mês, então, todos os dias até o closing do mês, eles acompanham os negócios nos livros. Eles estão procurando por uma peça-chave de informação. Eles farão nossos números previstos para REVPAR e F&B, além da mesma atenção dada a qualquer outro grande colaborador?
Sem dúvida, a reunião matinal é o melhor lugar para obter e comunicar a progressão da receita no mês – para o mês. Em alguns meses, é muito claro que eles conseguirão, em alguns meses, está no limite e, em alguns meses, eles parecem afundados antes mesmo de realmente começar. A chave é acompanhar de perto a compilação no mês, para o mês.
Ajustar
Este é o ponto pivô. Agora que eles estão no mês e se espalha a notícia de que eles provavelmente perderão sua meta de REVPAR mensal prevista em 10%, os gerentes de departamento sabem o que precisam fazer. Eles precisam aparar as velas! O que eles podem recuperar em sua folha de pagamento e despesas?
Agora que os gerentes de departamento conhecem os detalhes de suas previsões, eles podem remover, ajustar, renunciar, excluir ou reprojetar compras e programações. Esse é o nome do jogo.
Análise
Seguindo em frente, assim como em qualquer resort, o mês voa e agora os livros estão fechando, e cada gerente de departamento recebe seu “rascunho” de demonstração financeira e seu relatório detalhado do razão geral. O trabalho deles é garantir que cada uma de suas contas esteja correta, limpa e completa. Se houver erros, códigos incorretos ou outras informações discrepantes, eles serão detectados antes do fechamento dos livros.
Escreva
De volta à ideia central deste artigo – Como eles podem agora escrever um comentário departamental que fale sobre o que funcionou e o que não funcionou? O que eles aprenderam com ambos e o que farão de diferente no próximo mês? Isso é algo para ficar muito animado. Um processo onde a informação do resort pode vir à tona. Tudo o que você precisa fazer é garantir que todos escrevam sua parte do comentário e agora você tem carne de verdade, respostas, detalhes e, o mais importante, um processo de melhoria contínua.
Não é ciência de foguetes, mas a maioria dos hotéis não faz isso porque não tem disciplina. Alguns dizem que não têm tempo suficiente. Malarky, eu digo. Eles têm a mesma quantidade de tempo que o resto de nós, apenas optam por não fazer isso porque aparentemente dá mais trabalho. Mas isso não é verdade. Você vê que uma vez que isso está funcionando. Seu papel como líder muda de executor para condutor.
É disso que se trata.
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